Συμβουλές για τη σύνταξη ενός επαγγελματικού email.
Αν το να συντάξεις ένα email με επαγγελματικό τρόπο ήταν απλό και εύκολο, τότε το email marketing δε θα ήταν μια από τις πιο σημαντικές υπηρεσίες του digital marketing, ούτε θα είχαν καμία χρησιμότητα άρθρα σαν κι αυτό που διαβάζετε…
Απαντήστε όλες τις ερωτήσεις στο email και περιμένετε κι άλλες
Όταν απαντάτε σε επαγγελματικά email, πρώτα απαντήστε όλες τις ερωτήσεις πριν προσφέρετε καινούργιες πληροφορίες. Είναι καλύτερο να απαντάτε σε βήματα ή να πηγαίνετε από την πρώτη στην τελευταία ερώτηση. Επίσης, πρέπει να απαντάτε κάθε ερώτηση με μία μικρή παράγραφο και να αναφέρετε σε ποιο μέρος του email απαντάτε.
Κρατήστε τα email σας απλά
Τα επαγγελματικά email δεν είναι επίσημα γράμματα και δεν πρέπει να είναι ούτε υπερβολικά μεγάλα όμως ούτε υπερβολικά μικρά όπως τα μηνύματα στο κινητό.
Να θυμάστε ότι ο αποδοχέας των email είναι πρόθυμος να μάθει τι έχετε γράψει αλλά δεν έχει την πολυτέλεια του χρόνου να διαβάσει αδικαιολόγητα μεγάλα emails. Για να απλουστεύσετε την ανάγνωση των email σας, είναι καλή ιδέα να χρησιμοποιείτε μία παράγραφο για κάθε θέμα και κουκκίδες για τις λίστες.
Συμβουλές για τη σύνταξη ενός επαγγελματικού email
Ουσιαστικά, γράψτε τις πληροφορίες με λίγες ή τις βασικές εξηγήσεις που χρειάζεται ο αναγνώστης για να καταλάβει τι εννοείτε. Να αποφύγετε τις συντομογραφίες και την αργκό.
Πάντα να διαβάζετε τα email σας πριν πατήσετε “Αποστολή ή Απάντηση” καθώς δεν μπορείτε να κάνετε αλλαγές όταν το μήνυμα σας σταλεί. Κάντε προσεκτικό έλεγχο για γραμματικά και ορθογραφικά λάθη πριν στείλετε ένα επαγγελματικό email.
Κλείστε το κυρίως σώμα του email σας αναφέροντας τον σκοπό σας
Εάν περιμένετε απάντηση, αναφέρετέ το. Για παράδειγμα “Περιμένω με ανυπομονησία την απάντησή σας”. Σε αντίθετη περίπτωση, κλείστε το email σας με τέτοιο τρόπο ώστε ο αναγνώστης να μην χρειάζεται να απαντήσει άσκοπα.
Υπογράψτε εγκάρδια
Το πώς υπογράφετε ένα email είναι πολύ σημαντικό. Καθώς συχνά αντικατοπτρίζει την προσωπικότητά σας.
Σε αντίθεση με τα γράμματα στα οποία οι περισσότεροι άνθρωποι υπογράφουν ‘Με εκτίμηση’, είναι συχνά προτιμότερο να τελειώνετε τα email σας με, ‘Με φιλικούς χαιρετισμούς’, ‘Με θερμούς χαιρετισμούς’, ‘Ευχαριστώ και πάλι’ κλπ.
Χρησιμοποιήστε επαγγελματική υπογραφή
Η υπογραφή σας στα email δεν είναι μόνο σημαντική χάρη του επαγγελματισμού που προσδίδει, αλλά είναι παράλληλα και ένα πολύ σημαντικό εργαλείο επικοινωνίας.
Να θυμάστε να χρησιμοποιείτε πάντα έτοιμα πρότυπα για συχνή αλληλογραφία και να αποφεύγετε τα αχρείαστα αρχεία ή τα κεφαλαία γράμματα. Μια καλή λύση είναι να χρησιμοποιείτε συγκεκριμένα πρότυπα που θα έχετε ζητήσει από τους τεχνικούς κατά τη σχεδίαση της ιστοσελίδας σας. Ώστε να επικοινωνείτε όσο το δυνατόν με τυποποιημένο τρόπο. Πράγμα που θα σας απαλλάξει από το άγχος της φροντίδας και τα πολλά λάθη προστατεύοντας την εταιρική εικόνα σας. Πριν γράψετε το μήνυμά σας, βεβαιωθείτε ότι γράφετε ή απαντάτε σε αυτόν που θέλετε, ελέγχοντας την διεύθυνση email πολύ προσεκτικά.
*ΑΠΑΓΟΡΕΥΕΤΑΙ ΡΗΤΑ η αντιγραφή και οποιαδήποτε χρήση, αναπαραγωγή, αναδημοσίευση, αποθήκευση, πώληση, μετάδοση, διανομή, έκδοση. Εκτέλεση, φόρτωση (download), μετάφραση, τροποποίηση με οποιονδήποτε τρόπο, τμηματικά ή περιληπτικά του περιεχομένου της ιστοσελίδας. Ακόμα και με αναφορά της πηγής με ενεργό σύνδεσμο, χωρίς έγγραφη άδεια του εκδότη.
