Το Internet έχει γίνει αναπόσπαστο κομμάτι της καθημερινής μας ζωής. Δυστυχώς, η εξέλιξη της επικοινωνίας μέσω email έχει πιάσει πολλούς ανθρώπους απροετοίμαστους και αυτό έχει σαν αποτέλεσμα να χάνουν οι επιχειρήσεις μεγάλους πελάτες και project εξαιτίας του ότι αγνοούν τους κανόνες συγγραφής επαγγελματικών email.

Εδώ θα βρείτε κάποιες χρήσιμες συμβουλές:

1. Επιλέξτε το θέμα του email σας προσεκτικά

Ο χρόνος είναι πολύτιμος. Τα στελέχη σήμερα λαμβάνουν εκατοντάδες email καθημερινά και έχουν λίγο χρόνο για να αποφασίσουν ποια αξίζει να διαβάσουν. Βεβαιωθείτε ότι το θέμα σας είναι άμεσο και όχι διφορούμενο. Μην χρησιμοποιείτε τις λέξεις ‘ΕΠΕΙΓΟΝ’ ή ‘ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ’ σαν θέματα καθώς μπορεί να τα περάσουν για spam.

2. Προσφωνήστε τον αποδοχέα του email σας με τον σωστό τρόπο

Η προσφώνηση χαρακτηρίζει το ύφος του email σας. Καθορίζει εάν είναι φιλικό, σοβαρό ή πρόχειρο.
Μπορείτε να ξεκινήσετε με ‘Αγαπητή κυρία Πριόβολου’ ή ‘Γεια σου Μαρία’ ανάλογα με την σχέση που έχετε με το εκάστοτε άτομο. Ο τελικός σας στόχος είναι να κάνετε την επικοινωνία πιο φιλική μετά τις πρώτες αλληλεπιδράσεις. Μετά από λίγο καιρό πρέπει να φτάσετε να χρησιμοποιείτε τα μικρά σας ονόματα.

3. Αρχίστε με έναν καλό λόγο

Όταν απαντάτε σε επαγγελματικά email, είναι πάντα καλό να αρχίζετε με ένα κοπλιμέντο. Για παράδειγμα,
‘Σε ευχαριστώ για την άμεση απάντηση’ ή ‘Εκτιμώ την λεπτομερή εξήγηση που μου έδωσες.’

4. Κερδίστε Χρόνο

Αν και είναι πιο επαγγελματικό να απαντάτε στα επαγγελματικά email έγκαιρα, κάποιες φορές μπορεί να χρειάζεστε χρόνο να σκεφτείτε ή να προετοιμάσετε τα έγγραφα που θέλετε να στείλετε. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ενημερώστε τον άλλο ότι έχετε διαβάσει το mail και ότι θα απαντήσετε σύντομα. «Γεια σου Γιάννα, σε ευχαριστώ για την άμεση απάντηση. Θα σε ενημερώσω σύντομα».

Διαβάστε το δεύτερο μέρος του άρθρου εδώ

*ΑΠΑΓΟΡΕΥΕΤΑΙ ΡΗΤΑ η αντιγραφή και οποιαδήποτε χρήση, αναπαραγωγή, αναδημοσίευση, αποθήκευση, πώληση, μετάδοση, διανομή, έκδοση, εκτέλεση, φόρτωση (download), μετάφραση, τροποποίηση με οποιονδήποτε τρόπο, τμηματικά ή περιληπτικά του περιεχομένου της ιστοσελίδας, -ακόμα και με αναφορά της πηγής με ενεργό σύνδεσμο-, χωρίς έγγραφη άδεια του εκδότη.

Αυτά τα είδες;